Prozesse digitalisieren: Welche sich zuerst lohnen

Fast jedes Unternehmen hat Abläufe, bei denen Daten abgetippt, Formulare ausgedruckt oder Informationen per E-Mail hin- und hergeschickt werden. Nicht jeder dieser Prozesse lohnt sich aber gleich stark für die Digitalisierung. Dieser Artikel zeigt, nach welchen Kriterien Sie die richtigen Kandidaten finden und welche Bereiche sich in vielen KMU als Startpunkt eignen.

Was „Prozess digitalisieren“ eigentlich bedeutet

Ein Prozess ist eine wiederkehrende Abfolge von Arbeitsschritten mit einem klaren Ergebnis, etwa „Eingangsrechnung bezahlen“ oder „Neuen Mitarbeiter einrichten“. Ihn zu digitalisieren heißt, die Informationen durchgängig elektronisch zu verarbeiten, sodass möglichst wenige Medienbrüche entstehen. Ein Medienbruch liegt vor, wenn Daten von einem Format in ein anderes übertragen werden müssen, zum Beispiel vom Papier in eine Software.

Dabei gibt es Stufen: Ein PDF statt eines Papierformulars ist ein erster Schritt. Echte Digitalisierung beginnt, wenn die Daten strukturiert erfasst und automatisch weiterverarbeitet werden. Die höchste Stufe ist die Automatisierung, bei der Regeln oder Software Teile der Entscheidungen übernehmen.

Fünf Kriterien für die Auswahl

Ein guter Kandidat für die Digitalisierung erfüllt möglichst viele dieser Kriterien:

1. Häufigkeit: Der Prozess kommt täglich oder wöchentlich vor, nicht nur einmal im Jahr.
2. Klare Regeln: Die Schritte sind weitgehend gleich und lassen sich beschreiben.
3. Hoher manueller Aufwand: Viel Abtippen, Kopieren, Suchen oder Nachfragen.
4. Fehleranfälligkeit: Fehler kosten Geld, Zeit oder Kundenzufriedenheit.
5. Gute Datenlage: Die benötigten Informationen liegen bereits digital vor oder lassen sich leicht erfassen.

Ein sechstes Kriterium ist der äußere Druck: Gesetzliche Vorgaben oder Anforderungen von Kunden können einen Prozess unabhängig von der internen Bewertung dringlich machen.

Prozesse mit typischem Potenzial im Mittelstand

Rechnungseingang und -ausgang

Die Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen der naheliegende Einstieg. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme bestimmter Profile), ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 alle (Stand: November 2026).

Wer ohnehin umstellen muss, kann den gesamten Ablauf mitdenken: automatischer Import, Prüfung gegen Bestellung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung.

Angebots- und Auftragsabwicklung

Wenn Angebote in Word geschrieben, Aufträge per E-Mail bestätigt und anschließend in die Warenwirtschaft übertragen werden, entstehen mehrere Medienbrüche. Eine durchgängige Lösung, etwa ein CRM mit Anbindung an das ERP-System, spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.

Webshop und Warenwirtschaft

Für Händler mit Onlineshop ist die Verbindung zwischen Shop und Warenwirtschaft oft ein Engpass. Bestellungen, Lagerbestände und Kundendaten sollten automatisch synchronisiert werden, statt sie manuell abzugleichen.

Personalprozesse

Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen und das Einrichten neuer Mitarbeitender folgen klaren Regeln und kommen regelmäßig vor. Digitale Formulare mit Freigabeworkflow ersetzen hier Papier und Excel-Listen.

Kundenanfragen und Service

Anfragen über Website, Telefon und E-Mail landen oft in verschiedenen Postfächern. Ein zentrales Ticketsystem oder Formulare, die Anfragen strukturiert erfassen und automatisch zuordnen, schaffen Überblick.

Berichte und Auswertungen

Monatsberichte, die jemand aus mehreren Excel-Dateien zusammenkopiert, sind ein klassischer Zeitfresser. Ein Dashboard, das Daten automatisch aus den Quellsystemen bezieht, liefert aktuelle Zahlen ohne Handarbeit.

Bewertung auf einen Blick

Diese Einschätzung ist eine typische Ausgangslage. In Ihrem Unternehmen kann die Gewichtung anders aussehen, deshalb lohnt sich eine eigene Bewertung.

Den Nutzen grob abschätzen

Bevor Sie investieren, lohnt sich eine einfache Überschlagsrechnung. Multiplizieren Sie die Zahl der Vorgänge pro Monat mit der Zeit, die heute pro Vorgang anfällt, und schätzen Sie, wie viel davon sich einsparen ließe. Ein rein hypothetisches Rechenbeispiel: Bei 200 Eingangsrechnungen im Monat und zehn Minuten Handarbeit je Rechnung kommen gut 33 Stunden zusammen. Ließe sich die Hälfte davon einsparen, wären das rund 16 Stunden im Monat.

Diesem Nutzen stehen einmalige Kosten für Einführung und Schulung sowie laufende Kosten für Lizenzen und Betrieb gegenüber. Vergessen Sie auch schwer messbare Vorteile nicht, etwa weniger Fehler, schnellere Reaktionszeiten gegenüber Kunden oder eine geringere Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Welche Prozesse eher warten können

Nicht alles muss sofort digitalisiert werden. Zurückhaltung ist sinnvoll bei:

• Seltenen Abläufen: Wenn ein Prozess nur wenige Male im Jahr vorkommt, steht der Aufwand oft in keinem Verhältnis zum Nutzen.
• Stark wechselnden Abläufen: Prozesse, die jedes Mal anders laufen, lassen sich schwer standardisieren.
• Prozessen im Umbruch: Wenn sich ein Bereich gerade grundlegend ändert, sollten Sie die neue Struktur abwarten.
• Abläufen mit hohem Beratungsanteil: Wo persönliche Einschätzung im Vordergrund steht, unterstützt Digitalisierung eher, als dass sie ersetzt.

Vom Kandidaten zum Projekt

Wenn Sie einen Prozess ausgewählt haben, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Ist-Prozess aufnehmen: Schritte, Beteiligte, Systeme und Zeitaufwand dokumentieren, am besten gemeinsam mit den Personen, die den Prozess täglich ausführen.
2. Prozess vereinfachen: Unnötige Schritte und Schleifen streichen, bevor Software ins Spiel kommt.
3. Soll-Prozess beschreiben: Wer macht was, welche Daten fließen wohin, wo wird automatisch entschieden?
4. Werkzeug wählen: Vorhandene Systeme erweitern, Standardsoftware einführen oder Systeme über Schnittstellen und Automatisierungsplattformen wie n8n verbinden.
5. Messgröße festlegen: Zum Beispiel Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Bearbeitungsaufwand pro Vorgang.
6. Testen und einführen: Mit einer kleinen Gruppe starten, Feedback einholen, dann ausrollen.
7. Aufbewahrung beachten: Bei steuerrelevanten Unterlagen müssen die GoBD eingehalten werden, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form.

Unterstützung durch Simplify Data

Simplify Data aus Kiel unterstützt Unternehmen in Schleswig-Holstein, Hamburg und deutschlandweit dabei, geeignete Prozesse zu identifizieren und umzusetzen. Dazu gehören Prozessanalyse, Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen, Automatisierung mit n8n und Auswertungen mit Power BI oder Metabase. Mehr dazu auf unserer Seite zur IT-Beratung für KMU.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• Handelskammer Hamburg: Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen