www.simplify-data.de
Wer Power BI im Unternehmen nutzen möchte, steht schnell vor der Frage, welche Lizenz die richtige ist. Microsoft unterscheidet zwischen Lizenzen pro Nutzer und Kapazitäten, die für eine ganze Organisation gekauft werden. Zudem hat sich das Angebot in den letzten Jahren deutlich verändert. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die aktuellen Modelle (Stand: November 2026).
Zwei Arten von Lizenzen
Power BI kennt zwei Grundprinzipien:
- Lizenzen pro Nutzer: Jede Person erhält eine eigene Lizenz. Dazu gehören die kostenlose Lizenz (Microsoft Fabric Free), Power BI Pro und Power BI Premium Per User (PPU).
- Kapazitäten: Das Unternehmen bucht Rechenleistung in der Microsoft-Cloud, auf der Arbeitsbereiche laufen. Das sind heute die Fabric-Kapazitäten mit den sogenannten F-SKUs. Eine SKU (Stock Keeping Unit) ist schlicht die Bezeichnung einer Produktvariante, etwa F2 oder F64.
Wichtig: Auch mit einer Kapazität braucht mindestens eine Person eine Pro- oder PPU-Lizenz, um Power-BI-Inhalte in gemeinsamen Arbeitsbereichen zu erstellen und zu veröffentlichen.
Die Desktop-Anwendung Power BI Desktop, mit der Berichte erstellt werden, ist kostenlos. Lizenzkosten entstehen erst, wenn Berichte im Power-BI-Dienst geteilt werden.
Die Lizenzen pro Nutzer im Überblick
| Lizenz | Listenpreis (Stand: November 2026) | Wofür geeignet |
|---|---|---|
| Free (Microsoft Fabric Free) | kostenlos | eigene Berichte in „Mein Arbeitsbereich“, Ansehen von Inhalten auf Kapazitäten ab F64 |
| Power BI Pro | 14,00 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung | Erstellen, Teilen und Ansehen von Berichten in gemeinsamen Arbeitsbereichen |
| Premium Per User (PPU) | 24,00 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung | Premium-Funktionen für einzelne Nutzer ohne eigene Kapazität |
Die Preise stammen von der offiziellen Preisseite von Microsoft und sind als Listenpreise in US-Dollar angegeben. Der tatsächliche Preis in Euro hängt von Region, Vertragsart und Händler ab und wird erst beim Kauf angezeigt. Microsoft hatte die Preise für Pro und PPU zum 1. April 2025 angehoben, zuvor lagen sie bei 10 beziehungsweise 20 USD.
Free
Die kostenlose Lizenz wird automatisch vergeben, wenn sich eine Person erstmals im Fabric-Portal anmeldet. Damit lassen sich eigene Berichte im persönlichen Arbeitsbereich erstellen, aber nicht mit Kollegen teilen. Inhalte anderer ansehen können Free-Nutzer nur, wenn der Arbeitsbereich auf einer Kapazität ab F64 liegt und sie die Rolle „Viewer“ haben.
Pro
Pro ist die Standardlizenz für die Zusammenarbeit. Wer Berichte veröffentlicht, teilt oder in einem Pro-Arbeitsbereich ansieht, braucht eine Pro-Lizenz. In kleineren Teams ohne Kapazität bedeutet das: Jede Person, die Berichte sehen soll, benötigt Pro. Power BI Pro ist zudem in Microsoft 365 E5 enthalten.
Premium Per User
PPU bietet die meisten Premium-Funktionen auf Nutzerbasis. Dazu gehören laut Microsoft unter anderem bis zu 48 Aktualisierungen pro Tag, semantische Modelle mit mehr als 1 GB Speicherbedarf und der XMLA-Endpunkt, über den sich Modelle mit externen Werkzeugen bearbeiten lassen. Ein semantisches Modell ist das Datenmodell hinter einem Bericht, früher „Dataset“ genannt.
Zu beachten ist: Inhalte in einem PPU-Arbeitsbereich können nur Personen mit PPU-Lizenz öffnen. Für Pro-Nutzer gibt es ein Upgrade-Add-on für 14,00 USD pro Monat. Microsoft beschreibt PPU als wirtschaftlich sinnvoll, wenn Premium-Funktionen für weniger als 250 Nutzer gebraucht werden. PPU stellt keine Fabric-Kapazität bereit und erlaubt daher keine Fabric-Elemente wie Lakehouses oder Notebooks.
Fabric-Kapazitäten (F-SKUs)
Fabric-Kapazitäten werden über Azure gebucht. Ihre Größe wird in Capacity Units (CU) angegeben, von F2 mit 2 CU bis F2048 und darüber hinaus. Abgerechnet wird nach Microsoft-Angaben sekundengenau mit einer Mindestdauer von einer Minute. Kapazitäten lassen sich pausieren und in der Größe ändern. Alternativ gibt es Reservierungen für ein oder mehrere Jahre, mit denen Microsoft eine Ersparnis von rund 41 Prozent gegenüber der nutzungsbasierten Abrechnung angibt (Stand: November 2026).
Die Preise sind regional unterschiedlich. Für konkrete Werte verweist Microsoft auf den Azure-Preisrechner. Wir nennen deshalb hier keine Euro-Beträge.
Entscheidend für die Lizenzplanung ist die Schwelle F64:
- F2 bis F32: Jede Person, die Power-BI-Inhalte ansehen will, braucht weiterhin Pro oder PPU.
- Ab F64: Nutzer mit kostenloser Lizenz und Viewer-Rolle können Power-BI-Inhalte ansehen. Ersteller brauchen weiterhin Pro oder PPU.
Kleinere F-SKUs lohnen sich also vor allem, wenn Sie Fabric-Funktionen wie Lakehouses, Data Warehouses oder Datenpipelines nutzen möchten, nicht um Pro-Lizenzen für Leser einzusparen.
Was ist mit Power BI Premium (P-SKUs)?
Die früheren Premium-Kapazitäten P1 bis P5 werden abgelöst. Laut Microsoft-Dokumentation verkauft Microsoft keine neuen P-SKUs mehr, und bestehende Verträge können zum Ende der Laufzeit nicht verlängert werden (Stand: November 2026). Als Nachfolger dienen die F-SKUs; P1 entspricht dabei F64.
Premium Per User ist davon ausdrücklich nicht betroffen. Wer ältere Artikel liest, in denen nur von „Power BI Premium“ die Rede ist, sollte daher genau unterscheiden, ob Kapazität oder Nutzerlizenz gemeint ist.
Welche Lizenz passt zu Ihnen?
| Situation | Typische Wahl |
|---|---|
| Wenige Personen erstellen und lesen Berichte | Pro für alle Beteiligten |
| Kleines Team braucht große Modelle oder häufige Aktualisierung | PPU für alle Beteiligten |
| Viele reine Leser im Unternehmen | Fabric-Kapazität ab F64 plus Pro für Ersteller |
| Datenaufbereitung mit Lakehouse oder Pipelines | Fabric-Kapazität passender Größe plus Pro für Ersteller |
Ein einfaches Rechenbeispiel: Zehn Personen mit Pro kosten zum Listenpreis 140 USD pro Monat. Ob sich eine Kapazität lohnt, hängt von der Zahl der Leser und dem regionalen Kapazitätspreis ab und sollte konkret mit dem Azure-Preisrechner verglichen werden.
Checkliste für Ihre Lizenzentscheidung
- Zählen Sie, wie viele Personen Berichte erstellen und wie viele sie nur lesen.
- Prüfen Sie, ob bereits Lizenzen über Microsoft 365 E5 vorhanden sind.
- Klären Sie, ob Sie Premium-Funktionen wie große Modelle oder viele Aktualisierungen brauchen.
- Entscheiden Sie, ob Fabric-Funktionen über Power BI hinaus geplant sind.
- Vergleichen Sie Pro- und PPU-Kosten mit dem regionalen Preis einer passenden F-SKU.
- Bei bestehender P-SKU: Migration auf eine F-SKU vor Vertragsende planen.
Unterstützung durch Simplify Data
Simplify Data berät Unternehmen in Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg sowie remote deutschlandweit bei der Einführung von Power BI, einschließlich Lizenzplanung, Datenmodell und Berichtsaufbau. Mehr dazu auf unserer Seite zu Power BI.