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Wer im Mittelstand Dashboards einführen möchte, landet häufig bei zwei Namen: Power BI von Microsoft und Metabase. Beide Werkzeuge erstellen Berichte und Dashboards, verfolgen aber unterschiedliche Ansätze bei Lizenz, Betrieb und Bedienung. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die Unterschiede einzuordnen (Stand: November 2026).
Zwei Anbieter, zwei Ansätze
Power BI ist Teil der Microsoft-Plattform Fabric und eng mit Microsoft 365, Excel und Teams verbunden. Berichte entstehen meist in der Windows-Anwendung Power BI Desktop und werden im Microsoft-Cloud-Dienst geteilt.
Metabase wird von Metabase, Inc. entwickelt, einem US-amerikanischen Unternehmen mit Sitz in San Francisco. Die Software ist in einer Open-Source-Edition unter der Lizenz AGPL verfügbar und läuft vollständig im Browser. Sie können Metabase selbst auf eigenen Servern betreiben oder als Cloud-Dienst von Metabase nutzen.
Beide Anbieter sind also US-Unternehmen. Ein wesentlicher Unterschied liegt darin, dass Metabase in der Open-Source-Edition vollständig selbst betrieben werden kann, während Power BI für das Teilen von Berichten auf den Cloud-Dienst von Microsoft setzt.
Lizenzen und Kosten
Power BI
Power BI Desktop ist kostenlos. Zum Teilen von Berichten braucht es Lizenzen (Listenpreise von Microsoft, Stand: November 2026):
- Power BI Pro: 14,00 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
- Premium Per User: 24,00 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.
- Fabric-Kapazität: nutzungsbasiert über Azure mit regional unterschiedlichen Preisen. Erst ab der Größe F64 können Leser ohne eigene Pro-Lizenz Berichte ansehen.
Metabase
Metabase bietet laut eigener Preisseite folgende Editionen an (Stand: November 2026, Preise zuzüglich Steuern):
- Open Source: kostenlos, unbegrenzte Nutzer, selbst betrieben.
- Starter: 100 USD pro Monat für die ersten fünf Nutzer, danach 6 USD pro Nutzer und Monat. Wird als Cloud-Angebot geführt.
- Pro: 575 USD pro Monat für die ersten zehn Nutzer, danach 12 USD pro Nutzer und Monat. Ergänzt unter anderem Berechtigungen auf Zeilen- und Spaltenebene, Single Sign-on (SSO), Nutzungsanalysen und White-Labeling.
- Enterprise: individuelle Preise ab 20.000 USD pro Jahr, mit erweitertem Support und der Option eines vollständig abgeschotteten Betriebs (Air-Gapped).
Die kostenpflichtigen Funktionen von Pro und Enterprise lassen sich laut Dokumentation mit einem Lizenzschlüssel auch selbst gehostet nutzen.
Was heißt das in der Praxis?
Bei vielen Lesern und wenigen Erstellern kann Metabase Open Source deutlich günstiger sein, weil keine Kosten pro Person anfallen. Dafür tragen Sie Betrieb, Updates und Sicherung selbst. Bei Power BI fallen Lizenzkosten pro Person oder für eine Kapazität an, dafür übernimmt Microsoft den Betrieb des Dienstes.
Funktionen im Vergleich
| Kriterium | Power BI | Metabase |
|---|---|---|
| Berichtserstellung | Power BI Desktop (Windows) und Web | vollständig im Browser |
| Datenmodell | leistungsfähiges semantisches Modell mit DAX | Modelle und Metriken auf Basis von SQL-Abfragen |
| Datenaufbereitung | Power Query, Dataflows, Fabric | überwiegend in der Datenbank, teils über Transformationen |
| Bedienung für Fachanwender | umfangreich, mit Einarbeitung | grafischer Abfrage-Editor, schnell erlernbar |
| SQL-Zugriff | möglich, nicht im Vordergrund | SQL-Editor als Kernfunktion |
| Excel-Integration | sehr eng | Export nach CSV und Excel |
| Datenquellen | sehr viele Konnektoren, auch Dateien und APIs | über 20 Datenbanken und Data Warehouses |
| Zeilenbasierte Rechte | ab Pro-Lizenz verfügbar | ab Metabase Pro |
| Betrieb | Microsoft-Cloud | selbst gehostet oder Metabase Cloud |
Stärken von Power BI
Power BI spielt seine Stärken aus, wenn Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und mit komplexen Berechnungen ausgewertet werden sollen. Die Formelsprache DAX erlaubt anspruchsvolle Kennzahlen wie Vorjahresvergleiche oder rollierende Durchschnitte. Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, profitiert von der Integration in Teams, SharePoint und Excel.
Stärken von Metabase
Metabase eignet sich besonders, wenn Ihre Daten bereits in einer SQL-Datenbank oder einem Data Warehouse liegen, etwa PostgreSQL oder MySQL. Fachanwender können mit dem grafischen Editor eigene Fragen stellen, ohne SQL zu beherrschen, während Entwickler direkt SQL schreiben können. Da Metabase im Browser läuft, ist es unabhängig vom Betriebssystem.
Einbettung in eigene Anwendungen
Wer Dashboards in ein Kundenportal oder eine eigene Anwendung einbauen möchte, findet bei beiden Werkzeugen passende Optionen. In Metabase Open Source sind einfache eingebettete Dashboards möglich, sie tragen dann den Hinweis „Powered by Metabase“. Mandantenfähige Einbettung und eigenes Branding ohne diesen Hinweis gehören laut Preisseite zur Pro-Edition. Bei Power BI ist die Einbettung für externe Nutzer über Power BI Embedded möglich, das laut Microsoft in jeder Fabric-Kapazität enthalten ist.
Datenschutz und Datenhaltung
Bei Power BI liegen Berichte und importierte Daten im Microsoft-Cloud-Dienst. Microsoft bietet für Kunden in Europa die EU-Datengrenze an. Ob das für Ihr Unternehmen ausreicht, sollten Sie gemeinsam mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten bewerten.
Bei selbst gehostetem Metabase bleiben Daten und Metadaten auf Ihren eigenen Servern oder bei einem Hoster Ihrer Wahl. Nutzen Sie dagegen Metabase Cloud, gelten die Bedingungen des US-Anbieters. Für Unternehmen mit strengen Vorgaben zur Datenhaltung ist der Eigenbetrieb daher oft das ausschlaggebende Argument.
Entscheidungshilfe
Power BI passt eher, wenn:
- Ihr Unternehmen bereits stark mit Microsoft 365 arbeitet,
- Daten aus vielen Dateien, Cloud-Diensten und Systemen kombiniert werden,
- komplexe Kennzahlen und eine enge Excel-Anbindung wichtig sind.
Metabase passt eher, wenn:
- Ihre Daten in einer SQL-Datenbank liegen,
- viele Personen Dashboards lesen sollen und Lizenzkosten pro Nutzer vermieden werden sollen,
- Sie die Daten auf eigenen Servern halten möchten und den Betrieb übernehmen können.
Checkliste für Ihre Entscheidung
- Datenquellen auflisten: Liegen die Daten in Datenbanken oder in vielen Dateien und Cloud-Diensten?
- Ersteller und Leser zählen und die Lizenzkosten beider Varianten gegenüberstellen.
- Anforderungen an Datenhaltung und Datenschutz mit der Datenschutzverantwortung klären.
- Prüfen, wer Betrieb, Updates und Backups übernehmen würde.
- Mit beiden Werkzeugen denselben Pilotbericht bauen und von Fachanwendern bewerten lassen.
Unterstützung durch Simplify Data
Simplify Data setzt sowohl Power BI als auch Metabase für Unternehmen in Kiel, Schleswig-Holstein, Hamburg und remote deutschlandweit um und unterstützt Sie bei der Auswahl. Mehr zu Metabase finden Sie auf unserer Seite zu Metabase.