Managed Services oder eigene IT: Kosten und Vorteile

Früher oder später stellt sich in jedem wachsenden Unternehmen die Frage, wer sich eigentlich um die IT kümmert. Eine eigene IT-Abteilung aufzubauen, ist ein großer Schritt. Managed Services, also die dauerhafte Betreuung von IT-Leistungen durch einen externen Dienstleister zu vereinbarten Bedingungen, sind die gängige Alternative. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Kostenfaktoren Sie vergleichen sollten und welches Modell zu welcher Situation passt.

Was Managed Services konkret bedeuten

Bei Managed Services übernimmt ein Dienstleister klar abgegrenzte IT-Aufgaben dauerhaft und gegen eine regelmäßige Gebühr. Das unterscheidet sich vom klassischen Modell, bei dem Sie einen IT-Dienstleister erst rufen, wenn etwas kaputt ist, und nach Aufwand bezahlen.

Typische Leistungen sind:

• Betrieb und Überwachung von Servern, Netzwerk und Arbeitsplätzen
• Updates und Patch-Management, also das regelmäßige Einspielen von Sicherheitsaktualisierungen
• Backup und Wiederherstellung
• E-Mail und Groupware
• Sicherer Fernzugriff für Mitarbeitende im Homeoffice
• Benutzerverwaltung und Support

Grundlage ist ein Vertrag mit einem Service Level Agreement (SLA). Darin steht zum Beispiel, wie schnell der Dienstleister reagiert, zu welchen Zeiten er erreichbar ist und welche Verfügbarkeit er zusagt.

Die Kosten einer eigenen IT-Abteilung

Bei einer internen IT denken viele zuerst an das Gehalt. Das ist aber nur ein Teil der Rechnung. Zu den Gesamtkosten gehören:

• Personalkosten: Gehalt, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Urlaub und Krankheitstage
• Recruiting: IT-Fachkräfte sind gefragt, die Stellenbesetzung kostet Zeit und oft Geld für Anzeigen oder Personalvermittlung
• Weiterbildung: IT-Sicherheit, Cloud-Dienste und Lizenzmodelle ändern sich ständig, Schulungen und Zertifizierungen sind laufende Ausgaben
• Werkzeuge: Software für Monitoring, Fernwartung, Backup und Ticketsystem
• Vertretung: Wer übernimmt bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung?

Gerade der letzte Punkt ist in kleinen Unternehmen kritisch. Eine einzelne IT-Fachkraft kann nicht rund um die Uhr erreichbar sein und nicht jedes Spezialgebiet abdecken. Verlässt sie das Unternehmen, geht häufig Wissen verloren, das nirgends dokumentiert ist.

Die Kosten von Managed Services

Managed Services werden meist monatlich abgerechnet. Übliche Modelle sind:

• Pro Benutzer: ein fester Betrag je Mitarbeitendem
• Pro Gerät oder Dienst: zum Beispiel je Server, Arbeitsplatz oder Postfach
• Pauschal: ein festes Paket für eine definierte Umgebung

Seriöse Preise lassen sich nicht pauschal nennen, weil sie stark vom Umfang abhängen. Wichtige Preisfaktoren sind die Zahl der Nutzer und Geräte, die gewünschten Reaktionszeiten, die Servicezeiten, der Anteil vor Ort und remote sowie die Frage, ob Lizenzen und Hardware enthalten sind.

Achten Sie beim Vergleich darauf, was nicht enthalten ist. Projekte wie eine Migration, neue Hardware oder Arbeit außerhalb der vereinbarten Zeiten werden oft separat abgerechnet.

Vergleich auf einen Blick

Vorteile und Grenzen von Managed Services

Der größte Vorteil ist die Planbarkeit. Sie wissen, was die IT im Monat kostet, und müssen sich nicht um Vertretungen oder Weiterbildung kümmern. Zudem arbeiten Dienstleister mit standardisierten Prozessen für Updates, Backups und Überwachung, die ein kleines Unternehmen allein selten aufbaut.

Es gibt aber auch Grenzen:

• Abhängigkeit: Sie binden sich an einen Anbieter. Klären Sie vorab, wie ein Wechsel oder eine Kündigung abläuft und wem Zugangsdaten und Dokumentation gehören.
• Weniger Nähe: Ein externer Dienstleister kennt Ihre internen Abläufe nicht von selbst. Er braucht feste Ansprechpartner im Unternehmen.
• Verantwortung bleibt intern: Auch wenn Sie IT auslagern, bleibt die Geschäftsleitung für die Informationssicherheit verantwortlich. Das BSI weist im Zusammenhang mit NIS2 ausdrücklich darauf hin, dass Verträge mit Dienstleistern allein nicht ausreichen.

Das Mischmodell: oft die praktische Lösung

In vielen Unternehmen funktioniert eine Kombination am besten. Eine interne Person kennt die Abläufe, ist erster Ansprechpartner für die Kolleginnen und Kollegen und steuert den Dienstleister. Der Managed-Service-Anbieter übernimmt Routineaufgaben wie Updates, Backups, Monitoring und spezielle Themen wie Netzwerksicherheit.

So bleibt das Wissen über das Unternehmen im Haus, und die interne Fachkraft wird von wiederkehrenden Aufgaben entlastet.

Wann welches Modell passt

Es gibt keine Größe, ab der eine eigene IT-Abteilung automatisch die bessere Wahl ist. Einige Anhaltspunkte helfen aber bei der Einordnung.

Managed Services passen oft, wenn

• Ihr Unternehmen zu klein ist, um eine Vollzeitstelle sinnvoll auszulasten,
• Sie viele Standardaufgaben haben, etwa Arbeitsplätze, E-Mail, Backup und Fernzugriff,
• Sie verlässliche Vertretung und definierte Reaktionszeiten brauchen,
• Spezialwissen, etwa zu Netzwerksicherheit, nur gelegentlich gefragt ist.

Eine eigene IT-Abteilung lohnt sich eher, wenn

• IT ein Kernbestandteil Ihres Geschäftsmodells ist,
• Sie viele individuelle Systeme oder eigene Software betreiben,
• häufig schnelle Hilfe vor Ort nötig ist, zum Beispiel in der Produktion,
• genug Aufgaben für mehrere Personen anfallen, sodass Vertretung intern möglich ist.

Checkliste für Ihre Entscheidung

1. Bestandsaufnahme: Listen Sie alle IT-Aufgaben auf, die heute anfallen, und wer sie erledigt.
2. Kritikalität bewerten: Welche Systeme dürfen wie lange ausfallen? Daraus ergeben sich die nötigen Reaktionszeiten.
3. Vollkosten rechnen: Vergleichen Sie Personal- und Nebenkosten mit konkreten Angeboten, nicht nur Gehalt gegen Monatsgebühr.
4. Leistungsumfang klären: Lassen Sie sich schriftlich geben, was enthalten ist und was extra kostet.
5. SLA prüfen: Achten Sie auf Reaktionszeiten, Servicezeiten und Eskalationswege.
6. Ausstieg regeln: Vereinbaren Sie Dokumentation, Übergabe der Zugangsdaten und Kündigungsfristen.
7. Ansprechpartner festlegen: Bestimmen Sie intern eine Person, die den Dienstleister steuert.

Managed Services bei Simplify Data

Simplify Data betreut Unternehmen in Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg sowie remote deutschlandweit. Zu unseren Managed Services gehören ein Zero-Trust-Netzwerk auf WireGuard-Basis für sicheren Fernzugriff und Managed E-Mail & Groupware. Wenn Sie prüfen möchten, welche Aufgaben sich sinnvoll auslagern lassen, sprechen Sie uns an. Managed Services ansehen

Quellen

• BSI: Fragen und Antworten zu NIS-2 (Verantwortung bei ausgelagerter IT)