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Kennzahlen sollen helfen, ein Unternehmen zu steuern. In der Praxis entstehen jedoch oft lange Listen mit Werten, die niemand regelmäßig ansieht. Dieser Artikel stellt die Kennzahlen vor, die sich für mittelständische Unternehmen in den meisten Branchen bewährt haben, und erklärt, wie Sie sie verlässlich messen.
Was eine gute KPI ausmacht
Eine KPI (Key Performance Indicator) ist eine Kennzahl, die direkt mit einem Unternehmensziel verbunden ist. Nicht jede Zahl ist eine KPI: Die Anzahl der Website-Besucher ist eine Kennzahl, zur KPI wird sie erst, wenn sie für ein konkretes Ziel steuerungsrelevant ist.
Gute KPIs erfüllen einige Bedingungen:
- Eindeutig definiert: Jeder versteht dasselbe darunter, inklusive Berechnungsformel und Datenquelle.
- Beeinflussbar: Ein Team oder eine Person kann durch eigenes Handeln etwas verändern.
- Regelmäßig verfügbar: Die Zahl liegt in einem Rhythmus vor, der zur Entscheidung passt, etwa wöchentlich oder monatlich.
- Mit Zielwert: Ohne Ziel oder Vergleichswert lässt sich eine Zahl kaum bewerten.
Für den Einstieg reichen meist acht bis zwölf KPIs. Mehr Kennzahlen bedeuten nicht mehr Steuerung, sondern häufig weniger Aufmerksamkeit pro Zahl.
Finanzen und Liquidität
Finanzkennzahlen bilden das Fundament, weil die Daten in der Buchhaltung ohnehin strukturiert vorliegen.
| KPI | Berechnung | Datenquelle |
|---|---|---|
| Umsatz | Summe der Nettoerlöse im Zeitraum | Buchhaltung, ERP |
| Rohertragsmarge | (Umsatz minus Wareneinsatz) / Umsatz | Buchhaltung, ERP |
| Deckungsbeitrag | Umsatz minus variable Kosten, je Produkt oder Kunde | ERP, Kostenrechnung |
| Liquiditätsbestand | verfügbare Bankguthaben plus freie Kreditlinien | Banking, Buchhaltung |
| Forderungslaufzeit (DSO) | Forderungen / Umsatz × Tage im Zeitraum | Buchhaltung |
Die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) zeigt, wie viele Tage es durchschnittlich dauert, bis Kunden zahlen. Steigt sie, bindet das Liquidität, auch wenn der Umsatz gut aussieht.
Beim Deckungsbeitrag lohnt sich die Aufschlüsselung nach Produkten, Kunden oder Regionen. So wird sichtbar, welche Geschäfte tatsächlich zum Ergebnis beitragen.
Vertrieb und Kunden
- Auftragseingang: Wert der neu erhaltenen Aufträge im Zeitraum. Er ist ein Frühindikator für den künftigen Umsatz.
- Auftragsbestand: Wert der angenommenen, aber noch nicht ausgelieferten oder abgerechneten Aufträge. Er zeigt, wie weit die Auslastung gesichert ist.
- Angebotserfolgsquote: Anzahl gewonnener Angebote / Anzahl abgegebener Angebote. Voraussetzung ist, dass Angebote im CRM oder ERP konsequent mit Status gepflegt werden.
- Umsatz je Kunde und Kundenkonzentration: Welcher Anteil des Umsatzes entfällt auf die größten Kunden? Eine hohe Konzentration ist ein Risiko, das in vielen Berichten untergeht.
- Wiederkaufrate: Anteil der Kunden, die innerhalb eines definierten Zeitraums erneut bestellen. Sie ist besonders im Handel und bei Verbrauchsmaterial aussagekräftig.
Operations und Lager
Für produzierende Unternehmen und den Handel sind operative KPIs oft wichtiger als reine Finanzzahlen, weil sie Probleme früher anzeigen.
- Liefertreue: Anteil der Lieferungen, die zum zugesagten Termin beim Kunden ankommen. Wichtig ist eine klare Definition, etwa ob ein Tag Verspätung schon zählt.
- Lagerumschlag: Wareneinsatz / durchschnittlicher Lagerbestand. Ein niedriger Wert bedeutet, dass Kapital im Lager gebunden ist.
- Reichweite: Wie viele Tage reicht der aktuelle Bestand bei durchschnittlichem Verbrauch? Diese Kennzahl hilft bei Einkaufsentscheidungen.
- Reklamationsquote: Anzahl der Reklamationen / Anzahl der Lieferungen oder Aufträge.
Personal
- Personalkostenquote: Personalkosten / Umsatz. Sie zeigt, wie sich Kosten und Umsatz im Verhältnis entwickeln.
- Krankenquote: Krankheitstage / Soll-Arbeitstage. Sie wird meist monatlich und im Jahresvergleich betrachtet.
- Fluktuation: Anzahl der Austritte / durchschnittliche Mitarbeiterzahl im Zeitraum.
Personalkennzahlen enthalten oft sensible Daten. Achten Sie auf eine aggregierte Darstellung und auf passende Zugriffsrechte im Dashboard, damit keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind.
Wie Sie KPIs verlässlich messen
Definition vor Visualisierung
Der häufigste Fehler ist, direkt mit Diagrammen zu beginnen. Legen Sie zuerst für jede KPI fest: Name, Formel, Datenquelle, Aktualisierungsrhythmus, Zielwert und verantwortliche Person. Ein solches Kennzahlenblatt verhindert spätere Diskussionen darüber, warum der Vertrieb andere Zahlen hat als die Buchhaltung.
Eine gemeinsame Datenbasis
Werden KPIs in verschiedenen Excel-Dateien berechnet, weichen sie früher oder später voneinander ab. Ein zentrales Datenmodell in einem BI-Werkzeug wie Power BI oder Metabase sorgt dafür, dass jede Kennzahl nur einmal definiert wird und in allen Berichten gleich ist.
Vergleichswerte mitliefern
Eine Zahl allein sagt wenig. Zeigen Sie zu jeder KPI mindestens einen Vergleich: Vormonat, Vorjahresmonat oder Zielwert. Eine einfache Farbkodierung (im Ziel, knapp, außerhalb) hilft, auf einen Blick zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht.
Rhythmus festlegen
Nicht jede KPI muss täglich aktualisiert werden. Liquidität und Auftragseingang sind oft wöchentlich sinnvoll, Margen und Personalkennzahlen monatlich. Wichtig ist, dass die Zahlen in feste Termine eingebunden sind, etwa in die monatliche Geschäftsführungsrunde.
Typische Fehler bei der Auswahl von KPIs
- Nur Spätindikatoren: Umsatz und Ergebnis zeigen, was bereits passiert ist. Ergänzen Sie Frühindikatoren wie Auftragseingang, Angebotsvolumen oder Liefertreue, damit Sie rechtzeitig gegensteuern können.
- Durchschnitte ohne Verteilung: Eine durchschnittliche Marge von 30 Prozent kann gute und sehr schlechte Aufträge verbergen. Sehen Sie sich bei wichtigen KPIs auch die Aufschlüsselung an.
- Kennzahlen ohne Konsequenz: Wenn niemand reagiert, sobald eine KPI aus dem Zielkorridor fällt, ist sie verzichtbar. Legen Sie fest, wer bei Abweichungen was prüft.
- Zu viele Ziele gleichzeitig: Wer Umsatzwachstum, maximale Marge und minimale Lagerbestände zugleich verfolgt, erzeugt Zielkonflikte. Priorisieren Sie bewusst.
- Manipulierbare Kennzahlen: Wird etwa nur die Zahl der Angebote gemessen, steigt sie, ohne dass mehr Aufträge entstehen. Kombinieren Sie Menge und Erfolg.
Checkliste: Ihr KPI-Set in sechs Schritten
- Die drei bis fünf wichtigsten Unternehmensziele für das laufende Jahr festhalten.
- Je Ziel ein bis drei KPIs auswählen, die den Fortschritt messen.
- Für jede KPI ein Kennzahlenblatt anlegen: Formel, Quelle, Rhythmus, Ziel, Verantwortung.
- Prüfen, ob die benötigten Daten in ERP, CRM, Buchhaltung oder Lohnabrechnung vollständig vorliegen.
- Ein erstes Dashboard mit maximal zwölf KPIs und Vergleichswerten aufbauen.
- Nach drei Monaten überprüfen: Welche KPIs werden genutzt, welche können entfallen?
Unterstützung durch Simplify Data
Simplify Data unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, Kennzahlen zu definieren und in Dashboards mit Power BI oder Metabase umzusetzen. Wir binden Ihre Datenquellen an und bauen ein Datenmodell, auf das sich alle Abteilungen verlassen können. Mehr erfahren Sie auf unserer Seite zu Business Analytics.