IT-Dienstleister finden: 8 Fragen vor der Beauftragung

Ob neue Website, Betreuung der Server oder eine individuelle Software: Früher oder später braucht fast jedes Unternehmen einen externen IT-Dienstleister. Die Auswahl ist groß, allein in Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg gibt es zahlreiche Systemhäuser, Agenturen, Softwareentwickler und Einzelberater. Dieser Artikel hilft Ihnen, mit acht gezielten Fragen den passenden Partner zu finden, unabhängig davon, für wen Sie sich am Ende entscheiden.

Vorab: Was genau brauchen Sie?

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie Ihren Bedarf grob beschreiben. IT-Dienstleister unterscheiden sich stark in ihren Schwerpunkten:

Viele Anbieter decken mehrere Bereiche ab. Eine kurze Beschreibung mit Ziel, Umfang, gewünschtem Zeitraum und vorhandenen Systemen macht Angebote vergleichbar.

Frage 1: Welche Erfahrung haben Sie mit vergleichbaren Aufgaben?

Fragen Sie nicht allgemein nach Referenzen, sondern nach Projekten, die Ihrem Vorhaben ähneln: gleiche Unternehmensgröße, ähnliche Branche oder vergleichbare Technik. Ein seriöser Anbieter kann erklären, wie er ähnliche Aufgaben gelöst hat, auch wenn er aus Vertraulichkeitsgründen keine Kundennamen nennt. Wenn möglich, sprechen Sie mit einem bestehenden Kunden.

Frage 2: Wer ist mein Ansprechpartner und wie erreiche ich ihn?

Gerade bei kleineren Unternehmen zählt ein fester Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt. Klären Sie, wie Sie Unterstützung anfordern (Telefon, E-Mail, Ticketsystem), zu welchen Zeiten der Dienstleister erreichbar ist und wer bei Urlaub oder Krankheit übernimmt. Ein Anbieter mit nur einer Person kann sehr gut sein, braucht aber eine Vertretungsregelung.

Frage 3: Wie schnell reagieren Sie im Störungsfall?

Für laufende Betreuung sollten Reaktionszeiten schriftlich festgehalten werden, meist in einem Service Level Agreement (SLA). Das ist eine Vereinbarung über messbare Leistungen wie Reaktions- und Wiederherstellungszeiten. Achten Sie auf den Unterschied: Reaktionszeit bedeutet, dass sich jemand meldet, nicht, dass das Problem gelöst ist. Fragen Sie auch, ob es Bereitschaft außerhalb der Geschäftszeiten gibt und was sie kostet.

Frage 4: Arbeiten Sie vor Ort oder remote?

Viele IT-Aufgaben lassen sich heute per Fernwartung erledigen. Für Hardware, Netzwerkprobleme oder Schulungen ist ein Termin vor Ort aber oft sinnvoll. Wenn Ihnen persönliche Präsenz wichtig ist, ist ein Anbieter aus Ihrer Region im Vorteil, etwa in Kiel und Umgebung oder im Großraum Hamburg. Für reine Softwareentwicklung spielt der Standort dagegen eine geringere Rolle.

Frage 5: Wie sieht das Preismodell aus?

Üblich sind drei Modelle:

• Abrechnung nach Aufwand: Bezahlt werden tatsächlich geleistete Stunden. Flexibel, aber schwer planbar.
• Festpreis: Für klar definierte Projekte. Gut planbar, setzt aber eine genaue Leistungsbeschreibung voraus.
• Monatliche Pauschale: Für Betreuung und Managed Services. Planbare Kosten, Leistungsumfang genau prüfen.

Fragen Sie, was im Preis enthalten ist und was extra kostet, etwa Anfahrten, Arbeit außerhalb der Geschäftszeiten oder Lizenzen. Vergleichen Sie nicht nur Stundensätze: Ein höherer Satz bei schnellerer Lösung kann insgesamt günstiger sein.

Frage 6: Wie gehen Sie mit Datenschutz und IT-Sicherheit um?

Wenn ein Dienstleister Zugriff auf Systeme mit personenbezogenen Daten hat, brauchen Sie in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein professioneller Anbieter legt diesen von sich aus vor.

Fragen Sie außerdem nach:

• dem Umgang mit Zugangsdaten und Administratorrechten
• Mehr-Faktor-Anmeldung für den Fernzugriff
• Datensicherungskonzept und regelmäßigen Wiederherstellungstests
• Zertifizierungen, zum Beispiel nach ISO/IEC 27001, falls für Ihre Branche relevant

Für Unternehmen, die unter das NIS-2-Umsetzungsgesetz fallen, ist die Sicherheit in der Lieferkette ausdrücklich Teil der Pflichten. Das betrifft auch IT-Dienstleister.

Frage 7: Wem gehören Code, Daten und Zugänge?

Diese Frage wird oft vergessen und ist später umso wichtiger. Klären Sie vertraglich:

• Wer erhält die Nutzungsrechte am entwickelten Quellcode?
• Haben Sie selbst Administratorzugänge zu Ihren Systemen, Domains und Konten?
• Wo ist die Dokumentation abgelegt, und haben Sie Zugriff darauf?

Domains, Cloud-Konten und Lizenzen sollten auf Ihr Unternehmen registriert sein, nicht auf den Dienstleister.

Frage 8: Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?

Ein guter Vertrag regelt auch das Ende. Fragen Sie nach Kündigungsfristen, nach der Übergabe von Daten und Dokumentation und danach, ob der Anbieter bei einem Wechsel zu einem anderen Dienstleister unterstützt. Je offener die eingesetzten Technologien und je besser die Dokumentation, desto leichter ist ein späterer Wechsel.

Klein anfangen, bevor Sie sich binden

Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit einem überschaubaren Auftrag, etwa einer Bestandsaufnahme Ihrer IT, einem kleinen Teilprojekt oder einem Workshop. So lernen Sie Arbeitsweise, Kommunikation und Verlässlichkeit kennen, bevor Sie einen längerfristigen Betreuungsvertrag abschließen.

Achten Sie dabei auch auf weiche Faktoren: Erklärt der Anbieter Fachbegriffe verständlich? Stellt er Rückfragen? Hält er Termine ein? Eine gute Zusammenarbeit hängt nicht nur von technischem Können ab, sondern auch davon, ob Sie sich verstanden fühlen.

Warnsignale

Vorsicht ist angebracht, wenn ein Anbieter:

• ohne Rückfragen zu Ihrem Bedarf sofort ein Angebot schickt
• keine schriftliche Leistungsbeschreibung liefern möchte
• Zugänge und Passwörter nicht an Sie herausgeben will
• auf proprietäre Lösungen setzt, die nur er selbst betreuen kann
• keinen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet

Checkliste für Ihr Auswahlgespräch

1. Bedarf schriftlich beschreiben: Ziel, Umfang, Zeitraum, vorhandene Systeme
2. Zwei bis drei Angebote einholen und nach gleichen Kriterien vergleichen
3. Nach vergleichbaren Projekten und, wenn möglich, Referenzgesprächen fragen
4. Ansprechpartner, Vertretung und Erreichbarkeit klären
5. Reaktionszeiten und Leistungsumfang schriftlich festhalten
6. Preismodell und Zusatzkosten transparent machen lassen
7. Auftragsverarbeitungsvertrag und Sicherheitsmaßnahmen prüfen
8. Rechte an Code, Daten und Zugängen vertraglich regeln
9. Ausstiegsregelungen und Dokumentation vereinbaren

Simplify Data als IT-Dienstleister in Kiel

Simplify Data ist ein IT-Dienstleister mit Sitz in Kiel und betreut Unternehmen in Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg sowie remote deutschlandweit. Die Fragen aus diesem Artikel können Sie selbstverständlich auch uns stellen. Mehr über unsere Leistungen erfahren Sie auf der Seite IT-Dienstleister in Kiel.

Quellen

• EUR-Lex: Datenschutz-Grundverordnung, Art. 28 Auftragsverarbeiter
• BSI: NIS-2-regulierte Unternehmen