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Viele Selbstständige und kleine Unternehmen starten mit einer kostenlosen E-Mail-Adresse bei einem Freemail-Anbieter. Das ist schnell eingerichtet, stößt aber an Grenzen, sobald das Geschäft wächst. Eine eigene Domain wie info@example.de ist mehr als eine Frage des Images. Dieser Artikel zeigt, welche praktischen Vorteile sie bringt und worauf Sie bei der Einrichtung achten sollten.
Was eine eigene E-Mail-Domain ist
Eine Domain ist der Name Ihrer Website, etwa example.de. Mit einer eigenen E-Mail-Domain lauten auch Ihre Adressen auf diesen Namen, zum Beispiel vorname.nachname@example.de oder rechnung@example.de.
Die Domain registrieren Sie bei einem Registrar, also einem Anbieter, der Domains verwaltet. Für .de-Domains ist die DENIC eG die zentrale Registrierungsstelle, die Registrierung läuft aber in der Regel über Hosting- oder Domainanbieter. Wo die E-Mails tatsächlich gespeichert werden, legen Sie über DNS-Einträge fest. Domain und E-Mail-Dienst können also bei verschiedenen Anbietern liegen.
Vertrauen und Wiedererkennung
Kundinnen und Kunden verbinden eine Absenderadresse mit Ihrem Unternehmen. Eine Adresse wie kiel.handwerk2019@freemail.example wirkt beliebig und lässt sich leicht nachahmen. Eine Adresse mit Ihrer eigenen Domain passt zu Website, Briefpapier und Visitenkarte.
Hinzu kommt der Schutz vor Betrug. Bei gefälschten Rechnungen oder Phishing nutzen Angreifer oft Freemail-Adressen, die einem echten Unternehmen ähneln. Wenn Ihre Kunden wissen, dass alle echten E-Mails von @example.de kommen, fällt eine Fälschung leichter auf.
Zustellbarkeit: Authentifizierung nur mit eigener Domain
Große Postfachanbieter wie Google, Yahoo und Microsoft prüfen eingehende E-Mails mit den Verfahren SPF, DKIM und DMARC. Diese Einträge legen Sie im DNS Ihrer Domain an. Damit erklären Sie, welche Server für Ihre Domain senden dürfen und wie mit gefälschten E-Mails umgegangen werden soll.
Bei einer Freemail-Adresse haben Sie darauf keinen Einfluss. Das wird spätestens dann zum Problem, wenn Sie E-Mails über weitere Systeme versenden, etwa über einen Onlineshop, ein CRM oder ein Newsletter-Tool. Google verlangt von Absendern, die mehr als 5.000 E-Mails pro Tag an Gmail-Konten schicken, unter anderem SPF, DKIM und DMARC sowie eine Übereinstimmung der authentifizierten Domain mit der Absenderdomain. Zudem dürfen Absender laut Google keine Gmail-Absenderangaben vortäuschen. Ein Newsletter mit einer Gmail-Adresse als Absender, verschickt über ein fremdes Tool, ist damit keine verlässliche Lösung.
Unabhängigkeit vom E-Mail-Anbieter
Ein oft unterschätzter Vorteil: Mit eigener Domain gehört die Adresse Ihnen, nicht dem Anbieter. Möchten Sie den E-Mail-Dienst wechseln, ziehen Sie die Postfächer um und ändern die DNS-Einträge. Die Adressen bleiben gleich, Kunden und Partner merken davon nichts.
Das gilt auch für Erweiterungen: Kommen neue Mitarbeitende hinzu, legen Sie einfach weitere Postfächer unter derselben Domain an. Ein einheitliches Adressschema, etwa vorname.nachname@, sorgt dafür, dass Kunden Ansprechpartner leicht erreichen.
Mit einer Freemail-Adresse ist ein Wechsel dagegen immer mit einer neuen Adresse verbunden. Sie müssen alle Kontakte informieren, Drucksachen ändern und Zugänge bei Onlinediensten umstellen. Wird das Konto gesperrt oder der Dienst eingestellt, ist die Adresse womöglich ganz verloren.
Vergleich: Freemail und eigene Domain
| Kriterium | Freemail-Adresse | Eigene Domain |
|---|---|---|
| Professioneller Eindruck | gering | hoch |
| SPF, DKIM, DMARC selbst steuerbar | nein | ja |
| Versand über Shop, CRM, Newsletter | eingeschränkt | gut möglich |
| Anbieterwechsel ohne Adressänderung | nein | ja |
| Adressen für Funktionen (info@, rechnung@) | nur als einzelne Konten | einfach als Postfach oder Alias |
| Kontrolle bei Austritt von Mitarbeitenden | gering | vollständig |
| Kosten | oft kostenlos | Domain und E-Mail-Dienst |
Bessere Organisation im Team
Mit einer eigenen Domain können Sie Adressen nach Funktionen anlegen, zum Beispiel info@, buchhaltung@ oder support@. Mehrere Personen können ein gemeinsames Postfach nutzen, und eingehende E-Mails lassen sich bei Urlaub oder Krankheit einfach umleiten.
Verlässt eine Mitarbeiterin das Unternehmen, bleibt ihr Postfach unter Ihrer Kontrolle. Sie können eingehende Nachrichten weiterleiten, bis alle Kontakte Bescheid wissen. Bei privat angelegten Freemail-Konten liegen Kundenkorrespondenz und Zugänge dagegen oft in der Hand einzelner Personen.
Was Sie bei der Domain beachten sollten
Die Domain wird damit zu einem wichtigen Baustein Ihrer IT. Einige Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit:
- Inhaber: Registrieren Sie die Domain auf das Unternehmen, nicht auf eine Privatperson oder eine Agentur.
- Verlängerung: Läuft eine Domain ab, funktionieren E-Mails und Website nicht mehr. Sorgen Sie für automatische Verlängerung und eine aktuelle Zahlungsmethode.
- Zugang absichern: Schützen Sie das Konto beim Registrar mit einem starken Passwort und Multi-Faktor-Authentifizierung. Wer dieses Konto übernimmt, kann Ihre E-Mails umleiten.
- Dokumentation: Halten Sie fest, wo die Domain registriert ist, wer Zugang hat und welche DNS-Einträge gesetzt sind.
Unabhängig von der Domain gelten für geschäftliche E-Mails übrigens die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, etwa nach § 37a HGB für Kaufleute oder § 35a GmbHG für GmbHs. Diese gehören in die Signatur.
Checkliste: So stellen Sie um
- Domain wählen: Nutzen Sie möglichst die Domain Ihrer Website oder sichern Sie eine passende Domain.
- E-Mail-Dienst auswählen: Entscheiden Sie, wo die Postfächer liegen sollen, zum Beispiel bei einem Managed-E-Mail-Anbieter.
- Adressen planen: Legen Sie ein Schema für persönliche Adressen fest und definieren Sie Funktionsadressen.
- DNS einrichten: Tragen Sie MX, SPF, DKIM und DMARC ein.
- Altdaten übernehmen: Migrieren Sie bestehende E-Mails und Kontakte aus dem Freemail-Konto.
- Weiterleitung einrichten: Leiten Sie die alte Adresse für eine Übergangszeit weiter und informieren Sie Ihre Kontakte.
- Zugänge umstellen: Ändern Sie die Anmeldeadresse bei Onlinediensten, Banken und Lieferanten.
- Drucksachen anpassen: Aktualisieren Sie Website, Signatur, Briefpapier und Visitenkarten.
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