E-Rechnung im Onlineshop: Was WooCommerce-Händler erwartet

Seit 2025 wird die elektronische Rechnung im deutschen B2B-Geschäft schrittweise zur Pflicht. Für Betreiber von WooCommerce-Shops stellt sich die Frage, ob und ab wann sie betroffen sind, welche Formate gelten und was sich an Shop und Buchhaltung ändern muss. Dieser Artikel gibt einen Überblick über Fristen, Ausnahmen und praktische Schritte (Stand: November 2026).

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Wie die Regeln auf Ihr Unternehmen anzuwenden sind, klären Sie bitte im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung?

Nach § 14 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die Angaben vollständig und richtig in ein normkonformes Format übertragen lassen.

Wichtig für die Praxis: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, genauso wie eine Papierrechnung.

XRechnung und ZUGFeRD

Laut Bundesfinanzministerium erfüllen insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, ZUGFeRD allerdings mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bei ZUGFeRD ist steuerlich der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das PDF-Bild.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (B2B). Für einen WooCommerce-Shop bedeutet das:

• Verkäufe an Privatkunden (B2C): Keine E-Rechnungspflicht. Sie können weiterhin PDF- oder Papierrechnungen ausstellen. Eine E-Rechnung an Verbraucher wäre nur mit deren Zustimmung zulässig.
• Verkäufe an Unternehmen im Inland (B2B): Hier greift die Pflicht nach Ablauf der Übergangsfristen.
• Verkäufe an Unternehmen im Ausland: Nicht von der deutschen Inlandspflicht erfasst, es können aber Regeln anderer Länder gelten.

Wer einen gemischten Shop betreibt, muss also erkennen können, ob ein Kunde als Unternehmen kauft. Typische Hinweise sind ein Firmenname und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Checkout.

Ausnahmen

Auch bei B2B-Umsätzen muss keine E-Rechnung ausgestellt werden, unter anderem bei:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
• bestimmten steuerfreien Umsätzen

Die Fristen im Überblick

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens im Vorjahr, für 2027 also der Umsatz 2026. Das bedeutet: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt, muss ab 1. Januar 2027 für B2B-Umsätze im Inland E-Rechnungen ausstellen. Für viele Händler ist das nur noch wenige Wochen entfernt.

EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den direkten, strukturierten Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, wie er etwa im Großhandel üblich ist.

Empfang: Das gilt schon jetzt

Unabhängig vom Versand gilt seit dem 1. Januar 2025: Ihr Unternehmen muss E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können. Das betrifft auch Kleinunternehmer. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Empfangen allein reicht aber nicht. Sie müssen die XML-Datei auch lesen, prüfen und aufbewahren können. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, bei E-Rechnungen zumindest der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form. Ein ausgedrucktes Bild der Rechnung ersetzt das Original nicht.

Was das für Ihren WooCommerce-Shop bedeutet

WooCommerce erstellt in der Grundinstallation keine steuerlich vollständigen Rechnungen. Das übernehmen in der Regel Erweiterungen oder ein angebundenes ERP- oder Buchhaltungssystem. Daraus ergeben sich zwei typische Wege:

1. Rechnung im Shop: Ein Rechnungs-Plugin erzeugt die Rechnung direkt in WooCommerce. Prüfen Sie, ob es XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil ausgeben kann und ob es B2B- und B2C-Bestellungen unterscheidet.
2. Rechnung im ERP oder in der Buchhaltung: Die Bestellung wird an ein externes System übergeben, das die Rechnung erstellt. Dann muss die Schnittstelle alle für die E-Rechnung nötigen Daten vollständig liefern, etwa Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Positionen, Steuersätze und Lieferdatum.

Gerade beim zweiten Weg zeigt sich, wie sauber Ihre Shop-Daten sind. Fehlende Pflichtangaben im Checkout lassen sich später kaum ergänzen.

Checkliste für WooCommerce-Händler

1. Kundenstruktur klären: Welcher Anteil Ihrer Bestellungen geht an inländische Unternehmen?
2. Umsatzgrenze prüfen: Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann gilt die Pflicht ab 2027.
3. Rechnungsweg festlegen: Entsteht die Rechnung im Shop oder im ERP?
4. Format sicherstellen: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL.
5. Checkout anpassen: Firmenname und Umsatzsteuer-ID für Geschäftskunden zuverlässig erfassen.
6. Empfang organisieren: Postfach, Anzeigeprogramm und Weiterleitung an die Buchhaltung einrichten.
7. Archivierung prüfen: Die XML-Dateien unverändert und acht Jahre auffindbar speichern.
8. Testen: Probe-Rechnungen mit einem Validator prüfen und mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

Wie Simplify Data unterstützt

Simplify Data verbindet WooCommerce-Shops mit ERP- und CRM-Systemen. Unsere WooCommerce-Schnittstelle exportiert Bestelldaten als XML oder JSON und übergibt sie per Webhook, damit das nachgelagerte System Rechnungen mit vollständigen Daten erstellen kann. Die steuerliche Bewertung übernimmt Ihre Steuerberatung. WooCommerce-Schnittstelle ansehen

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
• § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge